会計その他

電子帳簿保存とスキャナ保存で資料を賢く整理

日々事業を行っていると、沢山の保管しておかなければならない資料がどんどんたまっていきますね・・・

決算書、帳簿、毎日増えていく領収書、納品書に請求書など、これらの保存期間は長くなると7年や10年。
皆さんの事業が長くなれば長くなるほど、どんどん増えていき事務所や自宅のスペースを占領していきます。
そして紙って重いですよね。。
断捨離やミニマリストが流行っていますが、こればかりは捨ててしまうことができません。

そこで、今回は電子帳簿についてお話ししたいと思います。

紙ではなく、データで保存する方法は少し前から制度があります。

しかし・・・

  

電子帳簿保存やスキャナ保存とは

電子帳簿での保存やスキャナ保存は勝手に始めることはできません。適用を受ける要件もあります。
ではどのようにして始めればよいのでしょうか?

まず、電子帳簿保存やスキャンデータでの保存を開始する3か月前に税務署に届出を提出することです。
例えば、6月決算の法人であれば、2月末までに申請書を提出する必要があります。

電子帳簿保存対応の書類とデータ保存対応の書類は以下のように分かれます。取引関係書類は自分で発行する分については電子帳簿保存ができます。

帳簿関係書類 仕訳帳・総勘定元帳・補助元帳
決算書関係書類 決算書(貸借対照表・損益計算書)・棚卸表等
取引関係書類 見積書・注文書・領収書・契約書・請求書等

 

電子帳簿について

電子帳簿とは自分で作成(手書きは不可)する現金出納帳や総勘定元帳、仕訳帳さらに、決算書や試算表を紙で出力するのですはなく、データとして保存するというものです。

会計ソフトは【電子帳簿として保存する】という仕様にしなくてはいけないのですが、期中に変更はできないものが多いようです。
決算が終わり、会計ソフトを繰り越す際に【電子帳簿で保存する】という仕様に変更しなければなりません。
電子帳簿で保存する仕様にすると、仕訳の履歴が全て保存されるようになります。(カイザン防止)

※電子帳簿保存の設定については使っている会計ソフトを確認してください。また、電子帳簿保存に対応していない会計ソフトやクラウドアプリもあるようですので注意してください。

   

スキャナー保存について

スキャナー保存とは取引先に渡す請求書や納品書、相手からもらった領収書をスキャンで取り込んだり、スマホで撮影してデータとして保存しておくというものです。特に領収書は日々溜まっていくものですので、データ化して保存できるのはいいですね。


更に会計ソフトには仕訳の横に証憑のデータを添付できるものもあります。お客様のデータを照合する私達にとっては、隣にデータで領収書が付いているなんてとても魅力的です。紙資料を回収する手間も領収書を整理する手間も無くなります!

   

届出書の作成について

3か月前までに提出が必要な申請書はこちらです。

届出書としてはボリュームがある4枚もので、一見面倒くさそうな申請書ですが、じっくりと作成すればそこまで難しくはないと思います。
(見本を載せたいのですが長くなるので、以下のURLで本物をご確認ください!)

承認申請書:https://www.nta.go.jp/law/tsutatsu/kobetsu/sonota/980528/pdf/01.pdf

申請書書き方:https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/shinsei/annai/hojin/pdf/1-1_kisairei.pdf

   

更に、JIIMA(日本文書情報マネジメント協会)という団体から認証を受けている会計ソフトであれば申請書が簡素化されます。
(JIIMA認証製品一覧:https://www.jiima.or.jp/activity/certification/denshichoubo_soft/list/

承認申請書(認証):https://www.nta.go.jp/law/tsutatsu/kobetsu/sonota/980528/pdf/02.pdf

申請書(認証)書き方:https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/shinsei/annai/hojin/pdf/1-2_kisairei.pdf

   

簡素化されると書きましたがほぼ同じですね。ソフトウェアの概要の様式が違うだけです。

ソフトの概要が分かる資料を添付書類として付けなくてはいけません。
こちらはソフト会社に該当する書類があるのか一度確認されることをお勧めいたします。うちの事務所で使っているソフト会社は問い合わせると、該当する書類を送ってくださいました。

  

残念ながら過去の資料を全てデータ化してしまうことはできませんが、これから作成されていく書類はデータ化してスッキリ整理することができます。

  

現法の問題点

書類の整理は大変です。

領収書などはスクラップブックなどに貼ったり・・・
請求書はパンチで穴をあけて、ファイリングしたり・・・
溜まった資料は、段ボールに箱詰めして、外側に年度や内容を書き込んだり・・・

急がない仕事であるがゆえに、どんどん整理はたまっていく

整理が終わっても、それを保管する場所が必要で、多くなってくると倉庫を借りるという不合理なコストまで発生してきます。

   

電子帳簿やスキャナ保存ができれば、USBやクラウドなどに保存すると場所を取りません。

  

問題点1 手間がかかる

しかし・・・
国税庁が出している「電子帳簿一問一答」を見てみましょう。

  

問題点2 コストがかかる

費用の一つの目安としてアマノタイムスタンプサービス3161の料金体系を紹介します。月当たりの利用数の目安が決まった従量制タイプでは月に1,000スタンプで8,000円となっています。

また利用数に関係なく使用できる定額制タイプはオープン価格となっています。価格を明示的に提示していない業者も多く詳しく金額を知りたい方は業者に直接問い合わせる必要がありそうです。

タイムスタンプの発行はタイムスタンプ局によって行われますが、タイムスタンプ局を利用するには費用がかかります。現在以下の7つのタイムスタンプ 局が日本データ通信協会から認定を受け時刻認証業務認定事業者としてタイムスタンプを発行しています。

アマノタイムスタンプサービス3161セイコータイムスタンプサービス
S.T.E.P Time Carve 時刻認証サービステラダタイムスタンプサービス
TKCタイムスタンプMINDタイムスタンプサービス
サイバーリンクス タイムスタンプサービス

備えあれば患いなし

結局、電子帳簿もスキャナー保存も現状では、手間とコストが掛かるばかりで中小企業には荷が重いというのが感想です。

しかし、2023年10月より消費税の課税方式が「インボイス方式」へ変更になることを受け、政府が商取引のデータ化を進めています。

それを考えると、必要な資料をスキャン保存し、現在は紙の資料も保存しておくけれど、法律が整えばすぐに廃棄できるように少しずつ準備をしておけば3年後に事務所がスッキリ片付く可能性は高くなってきました。

当所も、増え続ける資料をすき間時間にスキャンして、着々と準備を進めております!!

 

 

 

 

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スタッフ:Kov(こふ)

しっかり者もどきの娘と世界一のマザコンへと成長している息子を絶賛子育て中の母。毎日が戦争です。 最近大河ドラマにはまり自分が年を取ったことに気が付きました。

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